• אלחנן

מי מנהל את מי? ניהול זמן אפקטיבי


ניהול זמן אפקטיבי


לפני הכל אתחיל עם רקע קצר ואז דוגמא,

שני המושגים שאנו כבני אדם המצאנו/הגדרנו הם כסף וזמן. לכן, ניהול הכסף והזמן אינו טבעי לנו ויש אינספור שיטות ופתרונות לכאן או לכאן..

מי מנהל את מי?

אם אתן לך 1,000 ₪ ואגיד לך שהכסף הזה אמור להספיק ל5 ימים.

בחישוב מהיר אפשר להבין שהתקציב מתחלק ב200 ₪ ליום.

כאן יש שתי גישות שניתן לפעול דרכן

1. אקח את כל ה 1,000 ₪ איתי ואשתמש בו במהלך ה5 ימים.

2. אקח כל יום 200 ₪ ואקבע לעצמי שזהו התקציב היומי שלי.

בגישה הראשונה – ברוב המקרים ה1,000 ₪ יגמרו לפני ה5 ימים בגישה השנייה – סביר להניח שבכל יום תחזרו עם עודף מה-200 ₪

כמו הכסף כך גם הזמן!

אז בואו נעבור לפתרונות פרקטיים.

יומן גוגל – מאוד אוהב לעבוד אתו (שאר היומנים נותנים את אותן פתרונות -/+)

הגדרה ראשונית של היומן כדאי לעשות דרך מחשב ולא הסמארטפון – יש יותר אפשרויות.

1. נכנסים ליומן תחת השם משתמש שלכם (Gmail Etc… )

2. בצד ימין או בתוך ההגדרות ניתן להוסיף יומן חדש - "צור יומן חדש"

3. בחלון החדש שיפתח תנו שם ליומן- לדוגמא " פרויקט X " / "זמן עבודה קידום העסק"

4. לאחר מכן, ללחוץ על "יצירת יומן"

5. תחת "היומנים שלי" ניתן לבחור צבעים בכל הגוונים 😊


איך עובדים באופן יעיל עם יומן גוגל- פיצ'רים פשוטים שמקלים על החיים.

1. יוצרים אירוע – נותנים שם, שעה, תאריך - אני נותן תיאור ולפעמים מוסיף גם מספר טלפון

2. ניתן להוסיף מיקום ( כתובות מ Goggle Maps )

3. ניתן להוסיף אנשים – לדוגמא יש לכם פגישה עם לקוח – מכניסים את המייל שלו והלקוח מאשר את הפגישה דרך היומן שלו (מסנכרן גם One calendar ) והוא יכול לאשר/לדחות להוסיף הערות.

4. לי עובד – להוסיף הערות בתוך האירוע – לדוגמא : להכין פוסט לקבוצה – להוסיף נושאים, נק' חשובות וכד'

5. קבצים – ניתן להוסיף קבצים – Docs PDF תמונות, אקסלים ועוד – מאוד נוח בשיתוף אירוע, הכנה לפגישה בכל רובד – לדוגמא – תמונות ומסמכים רלוונטיים לפגישה – במקום לחפש תוך כדי – זה כבר מוכן, עדכון לקוח בהצעת מחיר, ועוד...


מה לקחת בחשבון בניהול הזמן? (כדי שהוא לא ינהל אותי)

1. הערכת זמן - כאן זה כל אחד לפי איך שעובד וההיכרות שלו עם המשימה – מעבר לזה, כדאי להוסיף זמן לבלת"מים שונים – אם קרה, אני רגוע, אם לא, הרווחתי. – לחץ אין פה.

כמובן שאת הערכת הזמן ניתן לדייק מפעם לפעם.

לדוגמא: יש לי לקוח שיש לי איתו פגישה שבועית – בהתחלה הקצבתי לפגישה שעה. לאחר שתי פגישות שמתי לב שאיתו הפגישה אורכת שעה וחצי – עדכנתי את זמן הפגישות איתו בלוז.

2. לפני/אחרי המשימה.. אם יש לכם פגישה ב13 בתל אביב, לא תקבעו פגישה ב14 בירושלים, נכון? יש לקחת את כל המשתנים האפשריים שיש לפני ואחרי כגון : זמן נסיעה, חניה, סמול טוק לפני/אחרי, אם זה כתיבה לקחת זמן ללמידת הנושא תוך כדי.. וכד'

3. מושג צבאי שאני אוהב " לקדם מנהלות" - תכננתם את הזמן טוב. מעולה. יש לכם חלון זמן פנוי? בדקו מה אפשר להקדים, ברוב הפעמים משימות כמו שיחות טלפון, מיילים וכד' יכולות לחסוך הרבה זמן בהמשך.

4. שילוב משימות – כאשר אני עובד עם מספר תוכניות – ברוב המקרים יש משימות שהן דומות – כמו לשלוח מיילים, תמחורים עבור לקוחות שונים. אצלי בעסק, אני עובד עם תוכניות עסקיות ותמחורים של שירותים שונים עבור הלקוחות השונים.

אם פינתי זמן עבור תמחורים, אכניס את התמחורים של כל הלקוחות באותה משבצת זמן. אני כבר "על" זה – ממוקד – הרבה יותר יעיל ומהיר – מניסיון

5. סביבת עבודה – איפה אני מבצע את המשימה? עבורי סביבת העבודה היא מאוד חשובה. מאמין שגם עבור הרבה אחרים (יש כאלה שיודעים את זה ויש שיגלו בעתיד)

אם המשימה שלי היא לכתוב תכנית עסקית עבור לקוח – אני לא אעשה את זה מהבית, בית קפה או לשבת ברחוב או ברכב.

לכן, משימות שמבצעים לבד כאלה שלא מותנות במקום מסוים, כדאי שיהיה לכם את הסביבה המתאימה לכך. למשל ספר אני אוהב לקרוא בבית קפה

6. הגדרות ושיתופים – הרוב מנהלים מע' יחסים כזו שלו"ז שלהם תלוי באחר - הפתרון לכך, מעבר לאפשרות של שיתוף אירוע – הוא יומן משותף – כלומר, בת הזוג שלי, בכל פעם שהיא קובעת תור לרופא, קורס שהיא מעבירה בעבודה וכד' היא מעדכנת את היומן המשותף – וככה אני מעודכן. אחרי זה אפשר לשנות, לבדוק, לדייק – אצלי זה נכנס תחת יומן "לא מחייב כדאי לדעת" – כל משימה ביומן שהיא לא שלי אבל כדאי שאהיה מודע אליה – הציל אותי הרבה פעמים

דוגמא? בכיף 😊 – למשל היא לוקחת את הילדים לחוגים ביום ד' אני בעבודה, חשוב שזה יהיה רשום לי ביומן, מאחר וזה נותן לי אפשרות לעבוד מהבית במשך שעתיים אם ארצה בכך..

7. לא פחות חשוב הוא זמן הרווחה – קחו לכם זמן לנשום אם קיים עומס משימות. זמן לקרוא, סרט, שיחה טובה, זה לא פחות חשוב מהעבודה, היעדים וכו'

אם לקוח מנסה להזיז פגישה לזמן שקבעתי עבור רווחה – אני לא מאפשר זאת. אם לא נדאג לעצמנו זה לא יעבוד.




53 צפיות